管理者应该如何布置工作？

吴子风

当管理者布置工作时，遵循一套明确的步骤和原则是至关重要的，这有助于确保工作能够高效、有序地进行。以下是一些实用的建议，可以帮助管理者更有效地布置工作：

第一，明确任务具体到个人。

首先，管理者应该对要做的工作进行全面的考察和理解，包括了解工作中可能遇到的问题和困难程度。只有管理者自己先弄清楚了这些，才能更好地向员工解释和安排工作。

接下来，管理者需要与负责这项工作的员工进行沟通，详细说明工作的性质、目标以及期望的执行结果。这个说明过程要清晰明确，确保员工完全理解自己的任务。

在分配任务之前，管理者还需要对员工进行全面的评价，了解他们的工作能力、速度和质量。根据对员工能力的评估和工作的期望，为他们安排最合适的工作。这样可以确保员工能够胜任自己的任务，并且能够高效地完成。

任何工作任务都必须明确到个人，并且清楚地说明执行的目标和期限。如果管理者没有明确任务归属和责任，员工很难主动承担工作。因此，管理者需要明确告诉员工哪些任务是他们应该承担的责任，避免工作被拖延或遗漏。

第二，设置任务完成的时间。

在职场中有个奇怪的现象：领导安排要求10天内做完的事情绝不会在第9天做好。很多管理者认为，只要告诉员工什么时候完成任务就可以了。这个想法没错，但如果只是布置任务而不过问执行过程，很可能会出现员工拖到最后一刻才完成的情况。而且，如果过程中出现问题或者需要调整，管理者可能一无所知。

所以，管理者在分配任务时，不仅要设定一个最终的截止日期，还应该设定一些中间的汇报时间点。让员工在任务的关键节点上汇报进度，这样管理者就能随时掌握项目的最新情况。

这种方式有两个好处：一是帮助管理者把握整体的工作节奏，二是如果发现有任何问题或者偏差，可以及时进行调整和纠正。这样一来，工作就能更加顺利地进行，也减少了最后时刻可能出现的问题。

第三，一起制定任务标准。

在职场中，有一个有趣的现象：超过40%的管理者很少给员工明确任务标准，而80%以上的管理者都不会引导员工自己明确任务标准。这种现象可能会导致员工对任务的理解存在偏差，从而影响工作效率和质量。

每个人的知识结构和经验都不尽相同，新员工可能会提出更加行之有效的办法。因此，作为优秀的管理者，在制定任务标准时，不应该独断专行，而是要让员工参与到讨论中，了解他们的想法和建议。通过共同讨论和决定任务标准，可以确保任务的执行更加顺利和高效。

在布置具体任务时，一般的解决方式是管理者自己制定一套详细的标准，然后要求执行人按照这些标准来执行。然而，最佳解决方式是引导执行人自己明确任务的标准。这样做的好处是可以让执行人深入理解任务本身，形成自我驱动的动力。当员工对任务有更深入的理解时，他们会更有动力去完成任务，并且能够更好地应对可能出现的问题和挑战。

第四，确保员工准确理解任务。

在职场中，我们常常会遇到这样的情况：领导交代了一项工作，但员工却不能完全理解。这可能是因为沟通漏斗的存在，导致信息在传递过程中有所损失。有时候，管理者认为员工已经听懂了任务要求，但实际上员工可能只是表面上装作理解，内心仍然充满疑惑。这种情况下，员工带着疑惑去开展工作，很可能导致执行结果与预期不符。

为了避免这种情况的发生，管理者在布置完工作后，应该让员工重复一遍工作的重点，并检查是否有遗漏。这样做可以确保员工正确地理解了任务要求，从而更好地执行工作。

除了让员工重复任务布置外，管理者还可以让员工在接受任务后，谈谈自己的具体工作计划。这样做不仅可以促进员工对任务的理解，还能帮助管理者了解员工的思考方式和工作方法，以便更好地指导和支持他们。

然而，在实际工作中，很多管理者因为时间紧迫或其他原因，往往忽略了员工对工作的理解问题。他们可能会急于完成任务的布置，而没有给员工足够的时间和空间来消化和理解任务要求。这种情况下，即使员工表面上表示理解了任务要求，实际上可能仍然存在很多疑问和困惑。

因此，任何一位管理者都有必要在首次布置任务后，重复确认员工是否真正理解了任务本身。这可以通过让员工重复任务重点、谈谈工作计划等方式来实现。通过这样的确认过程，管理者可以确保员工正确地理解了任务要求，从而避免执行过程中出现偏差和误解。

第五，任务布置后要有监督。

跟进与报备是管理工作中不可或缺的两个环节。作为管理者，在布置工作后，不仅要关心工作的进度，还要强化员工向领导汇报问题的意识。这是因为在工作过程中，难免会出现一些意料之外的问题。如果员工在自己的权限范围内无法处理这些问题，那么一个完善的报备制度就可以提升问题解决的速度。

管理的核心是对任务的监督与跟踪。据统计，有监督的任务完成率高达95%，而没有监督的任务完成率不足60%。这充分说明了监督的重要性。一位优秀的管理者一定要学会在任务执行过程中进行监督，这样可以提升员工的专注度，确保工作保质保量地完成。

第六，验收并考核。

布置工作需要有始有终，既然已经布置了任务，管理者就必须进行验收和考核。这不仅是管理者对员工的要求，也是对管理者自身管理成效的检验。如果没有验收和考核，工作就会半途而废，长此以往，员工得不到反馈，自然就不会再对工作特别上心，管理者的权威也会受到挑战。

任何一项工作最重要的都是工作结果，只有真实的成绩，才能促进团队的发展。因此，管理者不仅要注重工作结果，验收每项工作任务，还要对结果进行合理考核。奖励完成得好的员工，惩罚未完成任务的员工，让员工感受到压力和危机感。这样布置的工作才会得到落实，团队的整体效率和质量也会得到提升。

遵循这些步骤和技巧，管理者可以更加有效地布置工作，确保团队目标的顺利实现。

在给员工分配任务时，管理者需要确保以下六个基本条件：

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