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领导的无能，往往是从频繁且无效的会议开始的。这种瞎开会的现象通常有几种表现： 第一，将会议变成了形式主义。 什么是形式主义呢？ 简单来说，就是很多领导非常喜欢开会，他们可能每天都要组织七八次会议，甚至是一些微不足道的小事也要召集大家开会讨论。这样一来，会议就失去了其本质意义，变成了纯粹的形式主义。 那么，为什么领导会这么做呢？ 其实，这背后隐藏着一种策略性的行为。领导通过频繁地组织会议，在战术上表现出极高的勤奋度，然而这实际上是为了掩盖他们在战略上的懒惰。当公司业绩不佳或团队未能达到预期目标时，他们就能找到借口推卸责任。 如果上级领导询问原因，这类领导会辩称：“什么？业绩不好？这跟我可没关系。”他们会强调自己有多忙，每天组织各种会议，工作十多个小时，非常努力。他们会觉得自己非常辛苦，而且大家都看在眼里。 在业绩不佳时，他们往往认为这与自己无关，而是归咎于大环境不好或员工执行力不足。你看，这就是他们频繁开会的真正目的——将会议变成形式主义，以此来掩盖自己的无能和懒惰。 第二，会议变成了领导的独角戏。 少说多听，对于很多人来说已经很难，对于领导来说更是如此。很多会议没有达到预期效果，原因就在于领导把会议变成了他们自己的表演舞台。 在一个有效的会议中，尤其是非通知类的、需要集思广益的会议，应该鼓励大家发表意见，共同探讨问题。 然而，实际情况往往是这样的：领导可能会象征性地问一下与会者对某个议题的看法，但紧接着就开始长篇大论，滔滔不绝地发表自己的观点。 你会发现，不管会议的议题是什么，最终的决定总是由权力最大的人做出。因此，久而久之，大家也就不愿意再发表自己的意见了，只是简单地附和领导的观点。 领导也会因为大家的顺从而感到满足，认为自己非常英明，于是讲得更加起劲，甚至像是在进行个人脱口秀一样，唾沫横飞。 管理学大师彼得·德鲁克曾经说过：“我们之所以开会，是因为要完成某项具体工作，仅凭一个人的知识和经验是不够的，需要集合多个人的智慧和经验。” 第三，会议没有明确的目标或者主题偏离。 开会时，我们绝不能仅仅为了开会而开会，必须有一个清晰的目标。即使有了明确的目标，还需要确保整个会议过程中不偏离这个主题。这里有一个著名的例子，叫作“自行车棚效应”。 想象一下，在某个国家，为了建设核电站，特意成立了一个专门的委员会。然而，当这些委员们聚集在一起开会时，他们讨论的焦点却大多集中在员工的自行车棚上，比如应该建多大面积，使用什么样的材料等等。他们完全没有触及核电站建设的核心问题，完全偏离了会议的初衷。 这种情况在我们日常的工作中也屡见不鲜。很多领导召集会议是为了解决一些重要的问题，但结果却是他们在一些琐碎的小事上纠缠不休，甚至在一些无关紧要的细节上花费大量时间争论，这不仅浪费了宝贵的时间，也让会议失去了原本的意义。 第四，会议缺乏准备。 在工作中，我们经常会遇到这样的情况：领导突然通知你，十分钟后到会议室开会。但是，参加会议的人根本不知道会议的内容和目的。 这就是典型的没有准备的情况。结果往往是大家花费半天时间来对齐信息，而这些时间本可以用来做更有意义的工作。这种浪费是非常可惜的。 作为会议的发起人，你应该清楚会议的目的和预期结果，以及会议将为参与者带来什么价值。在会议开始之前，你应该确保所有参与者都了解会议的目标和议程，并且已经准备好所有必要的报告、课件和数据等资料。 一个优秀的会议主持人还会提前设计好问题，通过提问来引导大家思考，并从中得出结论。他们会从开放性问题开始，逐步过渡到封闭性问题，让参与者在提问和回答的过程中达成真正的共识。 要想让会议高效，准备工作必须比会议本身花费更多的时间。这意味着你需要提前规划，确保所有的细节都被考虑到，并准备好应对可能出现的各种情况。这样，会议才能顺利进行，并达到预期的效果。 第五，邀请不相关的人参加会议。 你可能听过这样一句话：“重要的会议人不多，人多的会议不重要。”然而，有些领导在开会时喜欢扩大会议规模，这其实是非常低效的做法。 举个例子，你可能正在专心工作时，突然被通知去参加一个会议。但这个会议实际上与你没有任何关系。结果，你参加会议时一头雾水，会议结束后还是一头雾水，根本没有获得任何有价值的信息。 扩大会议规模会导致会议变得冗长低效。每个人发言一两句，整个会议时间就被大大延长，通常每次会议都要开上四五个小时，让人感到疲惫不堪。 更重要的是，你的宝贵时间被浪费在了无关紧要的会议上，反而耽误了自己的正常工作。因此，开会的范围应该尽量缩小，只邀请真正需要参加会议的人。这样不仅能节约时间，还能提高会议的效率和效果。 第六，开会变成了推卸责任。 开会的主要目的是解决问题，比如分析为什么3月份的目标没有完成，并在此基础上制定4月的策略和方法。然而，在很多公司内部的会议上，事情并没有这样进行。 在这些会议上，大家不是在寻找解决问题的方法，而是在不断追究责任。不同部门的负责人互相指责，销售部门的领导可能会说运营部门提供的线索质量不高，而运营部门则可能指责销售团队的转化率太低。 最终，原本应该聚焦于业务的会议变成了一场“甩锅”大会。大家吵来吵去，却无法达成共识，真正的问题依然悬而未决，没有得到有效的解决。 因此，如果开会的目的不是为了解决问题，那么这样的会议是没有任何价值的。有效的会议应该专注于找出问题的根源，并共同探讨解决方案，而不是简单地推卸责任。 第七，会议没有明确的结论。 开会时，有时会出现这样的情况：带着一个问题去参加会议，结果却带着更多的问题回来。这样的会议不仅没有解决问题，反而增加了更多的困惑。 更糟糕的是，即使会议中达成了某些结论，也没有人去实际执行这些结论。会后没有跟进和检查，导致所有的讨论和决策都不了了之。当下一次领导想起来时，又得召集大家重新开会讨论同样的问题。 例如，某个议题在1月份就被提出并讨论，但到了年底，这个问题依然还在讨论阶段，没有任何实质性的进展。这样的情况严重浪费了时间和资源。 因此，开会时一定要确保有明确的结论。达成结论后，还需要明确责任人，并且在会后进行必要的检查和跟进。只有这样，会议的讨论才能转化为实际的行动和改进，从而提高会议的效果和效率。 以上就是导致无效会议的七个常见原因。为了避免这种情况，我们需要停止无意义的会议，转而专注于开有效的会议，这是管理者走向成熟的重要一步。 要开有效的会议，可以遵循以下方法： 第一，合理安排开会的顺序。 1.和基层开会的顺序。 先谈预期：首先明确会议的目标和期望。 在与基层员工开会时，你需要清楚地说明这次会议的主要目的是什么，以及你希望达到什么样的结果。例如：“今天我们聚在一起，主要是为了讨论下个季度的销售目标。”通过这种方式，可以让参会者对会议有一个清晰的预期，知道接下来要讨论什么内容。 再谈现状——分析当前的情况和存在的问题。 在明确了预期之后，下一步就是详细分析目前的实际情况。这包括回顾过去的工作表现、识别出现的问题及其原因等。比如：“根据最近的数据，我们的市场份额有所下降，主要原因是竞争对手推出了新产品。”通过深入分析现状，可以帮助大家更好地理解问题的本质，为后续的解决方案提供依据。 提出解决方案——讨论并确定解决问题的具体措施。 最后一步是针对发现的问题，提出切实可行的解决方案。在这个过程中，鼓励大家积极参与讨论，集思广益，共同制定出一套有效的行动计划。例如：“为了应对市场竞争，我们可以从以下几个方面入手：一是加强市场调研，及时调整产品策略；二是加大研发投入，推出更具竞争力的新产品；三是优化内部流程，提高运营效率。”通过这样的步骤，不仅可以确保会议有明确的目标和方向，还能激发团队的积极性和创造力，推动问题的解决。 2.和高层开会的顺序。 先说问题——明确当前遇到的问题。 在与高层开会时，首先要清楚地陈述当前面临的具体问题。这不仅有助于高层领导快速了解情况，还能为后续的讨论打下基础。例如，你可以这样开场：“今天我们主要讨论的是最近市场上出现的竞争加剧问题。” 再说危机——扩大视野，分析潜在影响。 接下来，需要从更广泛的角度来审视这个问题，探讨它可能带来的各种影响和后果。这一步非常重要，因为它能帮助大家认识到问题的严重性，并激发出更多有建设性的意见和建议。比如：“如果这种情况持续下去，我们的市场份额可能会受到严重影响，甚至影响到公司的长期发展战略。” 讨论如何应对——提出解决方案。 最后，大家一起探讨解决问题的方法和策略。这个阶段需要集思广益，鼓励每个人提出自己的想法和建议。通过充分的讨论，最终形成一个可行的行动计划。例如：“针对这个问题，我们可以采取以下几种措施：一是加强市场调研，及时调整产品策略；二是加大研发投入，推出更具竞争力的新产品；三是优化内部流程，提高运营效率。” 通过这样的顺序，可以确保会议有明确的目标和方向，避免无效的讨论和浪费时间。同时，也能够让参会者更好地理解会议的目的和意义，提高会议的效率和效果。 第二，如何提升开会时的气场？ 1.保持眼神交流。 与下属交谈时，要正视他们的眼睛，不要躲闪或目光飘忽不定。适当放慢说话的速度，并提高音量，减少结巴和拖沓的语言，保持自信和坚定。 2.思考后再发言。 在开口之前，先在脑中思考清楚要表达的内容。避免使用不确定的词汇，如“也许”、“大概”、“可能”、“应该”等，以增强话语的说服力。 3.动作要果断有力。 行动要显得果断有力，走路时要有自信，不要弯腰驼背，保持良好的姿态，展现出充沛的精力和活力。 4.情绪和表情管理。 在会议中时刻注意管理自己的情绪和表情，不要让喜怒哀乐轻易显露出来，面对问题时保持冷静，不慌不忙。 通过这些方法，不仅可以提升你在会议中的气场，还能增强你的领导力和影响力，使会议更加高效和有成效。 第三，开会的3个公式。 1.开会+不落实=零。 仅仅开会而不去落实会议中讨论的内容，那么这个会议就是无效的。例如，如果会议结束后没有具体的行动计划和责任人，那么会议上的所有讨论都将是徒劳无功的。因此，确保每次会议都有明确的后续行动步骤和负责人是非常重要的。 2.布置工作+不检查=零。 布置了工作任务之后，如果不进行定期的检查和跟进，那么这些任务很可能不会被按时完成或者质量不高。比如，经理安排了一个项目给团队，但之后从不询问进度或提供反馈，这样会导致团队成员缺乏动力，项目也可能延期或失败。因此，定期检查工作进度并提供必要的支持和指导是至关重要的。 3.抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。 要确保工作得到有效落实，就必须对未完成的任务进行追踪，并对相关责任人进行问责。例如，如果发现某个任务没有按时完成，应该及时了解原因，并与相关人员沟通解决方案。同时，对于屡次未能履行职责的员工，需要进行适当的管理和培训，以确保他们能够改进并完成任务。通过这种方式，可以促进整个团队的责任意识和执行力。 这三个公式强调了在会议管理中落实的重要性，只有将讨论转化为实际行动，才能真正实现会议的目标和价值。 第四，开会的4个要点。 1.回顾好的方面。 在会议开始时，先回顾一下过去一段时间内团队取得的成绩和亮点。这不仅能够增强团队成员的信心，还能让大家看到自己的努力是有回报的。例如：“在过去的一个月里，我们成功完成了三个重要项目，客户满意度也有了显著提升。”通过这种方式，可以激发大家的积极性和归属感。 2.指出存在的问题。 接下来，需要坦诚地指出当前工作中存在的问题和不足之处。这一步非常重要，因为它能帮助团队认识到需要改进的地方。例如：“尽管我们取得了一些成绩，但在项目管理和时间安排上还存在一些问题，导致部分任务延期。”通过明确问题，可以为后续的讨论和改进提供方向。 3.提出改进措施。 针对发现的问题，大家一起讨论并提出具体的改进措施。这个阶段需要集思广益，鼓励每个人提出自己的想法和建议。例如：“为了解决项目管理的问题，我们可以引入更严格的进度跟踪机制，并定期召开项目评审会。”通过这样的讨论，可以形成一套切实可行的改进方案。 4.布置下一步工作。 最后，明确下一步的工作计划和责任分工。确保每个人都清楚自己的任务和期望结果。例如：“接下来一个月，我们将重点推进新产品开发项目，由张经理负责整体协调，李工程师负责技术研发，王经理负责市场调研。”通过明确的分工和目标，可以确保工作的顺利推进。 第五，开会的12字开头。 1.我发现。 近期团队出现了什么样的问题。在会议开始时，先明确指出你观察到的问题。例如：“我发现最近我们的项目进度有些滞后，特别是在技术研发环节。”通过这种方式，可以让团队成员意识到问题的严重性，并为后续的讨论打下基础。 2.我感觉。 不改正会造成什么样的后果。接下来，阐述如果不解决这些问题，可能会带来的负面影响。例如：“如果这种情况持续下去，我们可能会错过市场窗口期，导致客户流失和收入减少。”通过强调后果，可以增强大家对问题的重视程度。 3.我建议。 采取什么样的标准化流程去改。针对发现的问题，提出具体的改进措施和标准化流程。例如：“为了解决这个问题，我建议引入更严格的项目管理流程，包括每日进度汇报和每周项目评审会。”通过提供具体的解决方案，可以帮助团队更好地理解和执行改进措施。 4.我希望。 就现在碰到的问题及接下来的工作，大家能执行到位。最后，表达你对团队的期望和支持。例如：“我希望在接下来的工作中，每个人都能严格按照新的流程执行，确保项目按时完成。”通过明确期望，可以增强团队的责任感和执行力。 第六，开会的5个不。 1.开会不务虚。 开会的目的是要解决具体问题，因此会议的核心主要是谈行动方案，而不是讨论观点或问题本身。例如，如果发现项目进度落后，会议应该直接讨论如何加快进度，而不是花时间争论谁对谁错。通过聚焦于实际行动，可以确保每次会议都有明确的目标和成果。 2.不讨论细节。 会议应该是行动方案导向的，也就是说，有问题不需要开会，而是当明确了行动方案后才需要开会。例如，如果某个技术问题已经找到解决方案，那么在会议上只需确认执行计划即可，无需再次详细讨论技术细节。这样可以节省时间，提高会议效率。 3.不抱怨诉苦。 好好开会，讲结果、讲进度、讲计划、讲问题。带着事实和数据来沟通。开会是为了解决问题，而不是做思想汇报或故事汇报。例如，如果遇到困难，应该提出具体的解决方案，而不是仅仅抱怨困难本身。通过这种方式，可以保持会议的专业性和建设性。 4.不搞一言堂。 建议使用“六顶思考帽”等工具，让大家积极参与共创，集思广益，不能只让决策者发言。例如，可以通过小组讨论、头脑风暴等形式，鼓励每个人发表意见，从而汇聚更多的智慧和创意。这样可以增强团队的凝聚力和创新能力。 5.不跑题。 会议结束后，一定要有明确的结论。如果议而不决，甚至经常无法把会议进行下去，经常跑题，经常争论并坚持各自的见解，恐怕就无法进行有效的决策。例如，可以在会议开始前明确议程，并在会议过程中不断提醒大家聚焦主题。通过这种方式，可以确保会议始终围绕核心议题展开，避免浪费时间。 第七，开会的6有。 1.开会有准备。 会议的主要目的是解决问题，而不是仅仅讨论问题。因此，在召开会议之前，必须做好充分的准备工作，包括明确要解决的问题以及相关的解决方案。例如，如果会议的目的是解决项目延期的问题，那么在会议前应该准备好项目的进度报告、延期的原因分析以及可能的解决方案。这样可以确保会议高效且有针对性。 2.有主题。 无论召开什么样的会议，一定要明确会议的核心主题——解决问题。建议提前制定一个框架，列出需要讨论的主要议题和目标。例如，可以设定“如何提高团队协作效率”为主题，并围绕这个主题展开具体的讨论。通过明确主题，可以让参会人员更好地准备，并在会议中保持聚焦。 3.有纪律。 为了确保会议顺利进行，需要宣布会议纪律。对于迟到的行为要进行处罚，对于不按流程发言的情况要提醒，对于带有情绪的发言要进行引导，对于私下开小会或讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人的行为要严肃处理。例如，可以在会议开始时明确告知大家会议纪律，并在会议过程中严格执行。这样可以维护会议秩序，保证会议效果。 4.有议程。 会议应该有明确的议程安排。首先回顾总结过去的工作，然后规划下一步的工作；接着讨论解决疑难问题；最后列出会议的主题、时间、参会人员、会议流程和提醒事项。例如，可以在会议前发送一份详细的议程给所有参会人员，让他们提前了解会议内容。这样可以确保会议有条不紊地进行。 5.有结果。 开会的最终目的是解决问题，因此会议必须有明确的结果。每个人都要积极参与到会议议程中，提出自己的观点和建议，共同寻找最佳解决方案。例如，可以在会议结束时进行总结，明确下一步的行动计划和责任人。这样可以确保会议成果得到有效落实。 6.有追踪。 记住“散会不追踪，开会一场空”。要加强对会议决议的跟踪和检查，建立事后追踪程序。每项决议都要有专人负责跟踪执行情况，及时发现问题并适时调整。例如，可以在会议后设立一个专门的小组，负责监督各项决议的执行情况，并定期向全体成员汇报进展。这样可以确保会议决议真正落地生根。 第八，开会的9条铁则。 1.凡是会议，必有准备。 不开没有准备的会议。在召开任何会议之前，必须做好充分的准备工作，包括明确会议的目的、准备相关的材料和数据、确定参会人员等。例如，如果会议的目的是解决项目延期的问题，那么在会议前应该准备好项目的进度报告、延期的原因分析以及可能的解决方案。这样可以确保会议高效且有针对性。 2.凡是会议，必有主题。 开会必须有明确的会议目的。无论召开什么样的会议，都要围绕一个核心主题展开讨论，这个主题就是解决问题。建议提前制定一个框架，列出需要讨论的主要议题和目标。例如，可以设定“如何提高团队协作效率”为主题，并围绕这个主题展开具体的讨论。通过明确主题，可以让参会人员更好地准备，并在会议中保持聚焦。 3.凡是会议，必有纪律。 会议前先宣布纪律，设置纪律委员。为了确保会议顺利进行，需要宣布会议纪律。对于迟到的行为要进行处罚，对于不按流程发言的情况要提醒，对于带有情绪的发言要进行引导，对于私下开小会或讨论的行为要提醒和处罚，对于在会上发恶劣脾气和攻击他人的行为要严肃处理。例如，可以在会议开始时明确告知大家会议纪律，并在会议过程中严格执行。这样可以维护会议秩序，保证会议效果。 4.凡是会议，会前必有议程。 会议之前，明确清楚的会议议程。会议应该有明确的议程安排。首先回顾总结过去的工作，然后规划下一步的工作；接着讨论解决疑难问题；最后列出会议的主题、时间、参会人员、会议流程和提醒事项。例如，可以在会议前发送一份详细的议程给所有参会人员，让他们提前了解会议内容。这样可以确保会议有条不紊地进行。 5.凡是会议，必有结果。 开会的目的就是解决问题，因此会议必须有明确的结果。每个人都要积极参与到会议议程中，提出自己的观点和建议，共同寻找最佳解决方案。例如，可以在会议结束时进行总结，明确下一步的行动计划和责任人。这样可以确保会议成果得到有效落实。 6.凡是会议，必有训练。 对“如何开会”进行专门培训。为了提高会议效率，可以定期组织关于如何有效开会的培训课程，教授大家如何准备会议、如何主持会议、如何进行有效的沟通等技巧。例如，可以通过案例分析、角色扮演等方式，让员工在实践中掌握这些技能。通过这种方式，可以提高团队的整体会议能力。 7.凡是会议，必要守时。 准时开始、按时结束。守时是尊重他人的表现，也是保证会议效率的关键。无论是会议的开始还是结束，都应该严格按照预定的时间进行。例如，可以在会议通知中明确指出会议的具体时间，并在会议开始前提醒大家准时到场。通过这种方式，可以培养大家的守时习惯。 8.凡是会议，必有记录。 一定要有一个准确完整的会议记录。会议记录不仅是对会议内容的总结，也是后续追踪的重要依据。记录应包括会议的主要议题、讨论内容、决议事项、责任人和完成期限等。例如，可以指定专人负责记录，并在会议结束后及时整理成文档发给相关人员。通过这种方式，可以确保会议决策得到有效执行。 9.凡是散会，必有事后追踪。 决议事项要有责任人和完成期限，更要有追踪和检查。散会并不意味着工作的结束，相反，它标志着一个新的开始。每项决议都要有专人负责跟踪执行情况，及时发现问题并适时调整。例如，可以在会议后设立一个专门的小组，负责监督各项决议的执行情况，并定期向全体成员汇报进展。这样可以确保会议决议真正落地生根。 通过遵循这九条铁则，你可以确保会议更加高效、有序，并且能够真正解决问题。
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发表于 2025-11-9 08:10:23